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【Adobe Acrobat】でペーパーレス・効率化で仕事が革新的に変わる

Adobe Acrobatで仕事が革新的に変わる テクノロジー

今やビジネスでは欠かすことのできない、PDFファイル。

日頃からデジタル書類でやりとりしている方々は、PDFファイルには慣れていると思います。 

日本でもやっと少しづつですが、デジタル化が進み紙書類のやり取りがだんだんと減ってきていますね。

私の住むオーストラリアは、デジタル化の移行が早くから行われ、契約書、請求書、見積書、各社からの重要なお知らせ等の文書は全てPDF化されメールで送られてきます。

PDFの良いところは、直接編集出来るところです。なので、書類の確認や署名が必要な時にわざわざ書類を印刷して署名をする必要がありません。PCの画面上で全てが完結するので、時間や手間の節約にもなり手続きがスムーズに行きます

このAdobe Acrobatの編集機能は無料で使えるものもあるので、まずはその便利な機能を試してみて欲しいです。

それでは今回は、Adobe Acrobatで出来る編集機能やメリットについてご紹介します。

Adobe Acrobatとは

簡単に言うと、Acrobat ReaderではPDFが閲覧出来るだけですが、Adobe AcrobatはPDFのテキストや画像を直接編集することができます。

そして、編集から電子契約までAdobe Acrobatだけで完結することができます

Adobe Acrobatの主な機能は、

テキストや画像の編集

Adobe Acrobat | 編集
  • 元ファイルが手元に無い場合でも、PDFのテキストや画像を直接修正できる
  • 既存テキストの修正だけでなく、新たにテキストを追加することも可能
  • ページの追加や削除、差し替えも自由自在に出来る

資料の一部テキストや画像を修正、または新たに追加したい場合は、PDFを直接編集することができます。スマートフォンやタブレットからでも編集可能です。

電子契約で契約業務を効率化

Adobe Acrobat | 電子契約
  • 契約書から稟議書まで、ハンコを押していた書類を電子契約に置き換えて業務を効率化
  • 受取人は、ソフトセアのダウンロードや初期登録の必要なく利用可能
  • 契約の進歩状況がオンラインで確認できるので、確認作業の負担が大幅に軽減

今まで契約に掛かっていたコスト、時間が大幅に軽減され業務が劇的にスピードアップします。受取人がそのままPDFを利用できるのは、ビジネスをする上で相手側に負担をかけないという点でも大事ですね。

PDFを任意のファイル形式に変換

Adobe Acrobat | PDFを任意のファイル形式に変換
  • WordやExcel、PowerPointなど任意の形式への書き出しが可能
  • 元ファイルのレイアウトや書式をそのまま維持
  • OCR(文字認識)機能を使ってスキャンした文書も変換可能

PDF以外の形式にオリジナルファイル通りに書き出しが可能なので、受け取り側もわざわざ文章を打ち直す必要がありません。また、間違い防止にも繋がります。

そのまま文章やレイアウトを編集できる点も良いですね。

PDFをクラウド上で関係者と共有

Adobe Acrobat | クラウド共有
  • 共有リンクを発行してクラウド上で簡単に関係者とPDFを共有
  • 受取人はブラウザ上で共有されたPDFに自由にコメントを追加
  • 1つのPDFにコメントを集約することで、制作物の作成効率が大幅にアップ

クライアントや職場のメンバーとのやり取りが、クラウド上で時間や場所を選ばずにできます。リモートワークに向いていますね。

容量を圧縮してファイル共有を効率化

Adobe Acrobat | ファイルの圧縮
  • ファイル容量が大きすぎて送れなくなる問題を解消
  • 1つのファイルだけでなく、複数のPDFファイルをまとめて圧縮できる
  • 画像の縮小方法などを細かく指定して、希望するファイル容量まで下げることも可能

ファイルサイズが大きすぎると、クライアント側にも負担をかけてしまいます。なので、簡単にファイルサイズを圧縮できるのは、ありがたいですね。

▶︎詳細を見る

▶︎全ての機能一覧はこちら

Adobe Acrobatプラン

Adobe Acrobatのプランは、Acrobat ProAcrobat Standardの2種類があって、個人用、法人用、学生用があります。

主な機能の比較は以下の通り

主な機能Acrobat ProAcrobat Standard
月額料金(年間プランの場合)1,738 円/月1,518 円/月
PDFのテキストや画像の編集、ページの並べ替え、削除
PDFをWord、Excel、PowerPoint形式に変換
PDFフォームの作成、記入と署名、送信
文書に署名を追加、署名を依頼、処理状況を
リアルタイムでトラック
PDFをパスワードで保護するなど、セキュリティを強化
スキャンした文書を編集および検索可能なPDFに変換
PDF内の表示されている機密情報を墨消し
2つのバージョンのPDFを比較し、すべての差分を確認
契約書にロゴを追加してブランディング、既存のPDF
フォームをアップロードしてwebフォームを即座に作成

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PDFファイルのメリットとは

Adobe Acrobat PDFファイルメリット

1、紙やプリンター、プリントコストの削減

プリントすると言っても、プリンター代、紙代、インク代、電気代などさまざまなコストがかかっていることに気づきます。なので、重要な書類だけプリントして後はデジタル化して経費を削減しましょう!

2、PDF(デジタル書類)は劣化の心配が無い

紙の書類は、紙とインクが劣化してしまい読みづらくなってしまうのに比べ、PDF(デジタル書類)はその心配がありません。

3、PDFで書類を送れば、相手のソフト環境を気にする必要が無い

PDFであれば、大体どのブラウザーでも開くことができます。閲覧だけだったら、わざわざAdobe Acrobat Readerをインストールする必要はありません。

4、PCのモニター上で全ての業務が完結する

編集機能などあらゆる機能が備わっているので、書類の確認や署名が必要な時にわざわざ書類を印刷して署名をする必要がありません。業務が効率化され、時間の節約になります。

5、さまざまな社内外の書類が電子契約できる

業務の効率化はもちろんのこと、取引契約書、秘密保持契約書、稟議書、申請書等などのやり取りがオンライン化されることにより業務完了にかかる時間がスピードアップします。

6、あらゆるコスト削減を実現

契約一つ取るにしても今までなら、契約書の紙代、印刷代、インク代、封筒代、郵送費、または直接持参する場合は、人件費、交通費などがかかっていました。これがオンライン上で済めば、これらの経費が全て削減できますし、時間も大幅に節約できます。

7、物理的な保管場所を必要としない

余計なスペースを確保する必要が無いので、小規模の会社や個人事業主にとっては強い味方です。

8、デスク周りがスッキリする

紙書類のように嵩張らないので、書類がどこにいったか慌てて探す羽目にもなりません。何と言っても、デスク周りがスッキリしているので、清々しい気持ちで仕事にも集中できます。

9、リモートワークしやすい

オンライン上でファイルを共有できるので、他のメンバーとリアルタイムで修正できる。家でも出先でも修正できるのが良いですね、急ぎの場合なら尚更ですね。

10、必要書類がサクッと検索できる

「作成日」や「作成者」などのメタ情報を残せるので必要書類が検索しやすいです。

11、書類の紛失などのセキュリティリスクの低減

紙の書類は紛失してしまったら、どうしようもないですよね。しかし、PDFならバックアップもしっかり取っておけば紛失の心配がありません。

デジタルファイルのデメリットとは

  • 万が一の為にバックアップを取る必要がある
  • 筆跡が残らない為、改ざんを防ぐ為のセキュリティ対策が必要
  • 視認性が低下する恐れがある
ぐれこ
ぐれこ

敢えて、バックアップを取らないといけないことをデメリットとしてあげましたが、

書類の紛失を防ぐことにつながるので、結果的にいいことなんですけどね。

視認性が低下するものは、例えばデザイン関連のものはモニターで見るよりも実際に紙等にプリントして見たほうが細かいところまで確認できます。このような場合は、紙とデジタルを併用するのが良いですね。

あらゆるデバイスからAdobe Acrobatが使える

デスクトップアプリ:Acrobatのすべての機能が利用できます。クラウド上に保存したPDFは、ブラウザーやモバイルアプリからでも開くことができます。

ブラウザー版:ブラウザーからログインするだけでPDFの編集や圧縮など、ほとんどの機能が使えます。外出先などでの作業に便利です。

モバイルアプリ:モバイルアプリがあれば、外出先でもPDF資料の確認や簡単な編集作業もスマートフォンからできます。

実際に使ってみると、便利さを実感する

Adobe Acrobat | クラウド上でPDFをシェア

実際、私自身もクライアントさんへの見積書や請求書はPDFでお送りしています。

また、さまざまな会社から送られてくるPDFフォームなどは、Acrobatで直接編集して提出しています。モニター上で全てが完結するので、大変便利です。

フォームの空欄にカーソルを合わせて、文字入力のアイコンをクリックすればすぐに入力ができます。

ぐれこ
ぐれこ

予め自分のサインを登録できるので、

毎回サインを書く必要もないです。

AcrobatAdobe Expressとも連動しているので、Adobe Expressからテンプレートを選んで、そのままEcpress上で編集してAcrobatに移行できます。なので、ノンデザインーでもレイアウトデザインが簡単にできてしまいます。

Adobe ExpressとAcrobatが連動しているから、レイアウトも簡単!

まとめ

以上、Adobe Acrobatについてご紹介しました。

Adobe Acrobatには便利な機能が沢山あり、業務の効率アップを目指したいビジネスパーソンや個人事業主などにピッタリです。

さまざまな手続きがデジタル化され複雑化している現代のビジネスに、ストレスを感じている方もいると思います。

デジタル書類等はPDFにし業務をAdobe Acrobatに集約させることにより、業務効率が上がり仕事がスムーズにいくことでしょう。

この機会にまずは、無料でAdobe Acrobatを機能や使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。

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