【Adobe Acrobat】でペーパーレス・効率化で仕事が革新的に変わる

今やビジネスでは欠かすことのできない、PDFファイル。

日頃からデジタル書類でやりとりしている方々は、PDFファイルには慣れていると思います。　

日本でもやっと少しづつですが、デジタル化が進み紙書類のやり取りがだんだんと減ってきていますね。

私の住むオーストラリアは、デジタル化の移行が早くから行われ、契約書、請求書、見積書、各社からの重要なお知らせ等の文書は全てPDF化されメールで送られてきます。

PDFの良いところは、直接編集出来るところです。なので、書類の確認や署名が必要な時にわざわざ書類を印刷して署名をする必要がありません。PCの画面上で全てが完結するので、時間や手間の節約にもなり手続きがスムーズに行きます。

このAdobe Acrobatの編集機能は無料で使えるものもあるので、まずはその便利な機能を試してみて欲しいです。

それでは今回は、Adobe Acrobatで出来る編集機能やメリットについてご紹介します。

Adobe Acrobatとは

簡単に言うと、Acrobat ReaderではPDFが閲覧出来るだけですが、Adobe AcrobatはPDFのテキストや画像を直接編集することができます。

そして、編集から電子契約までAdobe Acrobatだけで完結することができます。

Adobe Acrobatの主な機能は、

テキストや画像の編集

資料の一部テキストや画像を修正、または新たに追加したい場合は、PDFを直接編集することができます。スマートフォンやタブレットからでも編集可能です。

電子契約で契約業務を効率化

今まで契約に掛かっていたコスト、時間が大幅に軽減され業務が劇的にスピードアップします。受取人がそのままPDFを利用できるのは、ビジネスをする上で相手側に負担をかけないという点でも大事ですね。

PDFを任意のファイル形式に変換

PDF以外の形式にオリジナルファイル通りに書き出しが可能なので、受け取り側もわざわざ文章を打ち直す必要がありません。また、間違い防止にも繋がります。

そのまま文章やレイアウトを編集できる点も良いですね。

PDFをクラウド上で関係者と共有

クライアントや職場のメンバーとのやり取りが、クラウド上で時間や場所を選ばずにできます。リモートワークに向いていますね。

容量を圧縮してファイル共有を効率化

ファイルサイズが大きすぎると、クライアント側にも負担をかけてしまいます。なので、簡単にファイルサイズを圧縮できるのは、ありがたいですね。

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Adobe Acrobatプラン

Adobe Acrobatのプランは、Acrobat ProとAcrobat Standardの２種類があって、個人用、法人用、学生用があります。

主な機能の比較は以下の通り

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PDFファイルのメリットとは

1、紙やプリンター、プリントコストの削減

プリントすると言っても、プリンター代、紙代、インク代、電気代などさまざまなコストがかかっていることに気づきます。なので、重要な書類だけプリントして後はデジタル化して経費を削減しましょう！

２、PDF（デジタル書類）は劣化の心配が無い

紙の書類は、紙とインクが劣化してしまい読みづらくなってしまうのに比べ、PDF（デジタル書類）はその心配がありません。

３、PDFで書類を送れば、相手のソフト環境を気にする必要が無い

PDFであれば、大体どのブラウザーでも開くことができます。閲覧だけだったら、わざわざAdobe Acrobat Readerをインストールする必要はありません。

４、PCのモニター上で全ての業務が完結する

編集機能などあらゆる機能が備わっているので、書類の確認や署名が必要な時にわざわざ書類を印刷して署名をする必要がありません。業務が効率化され、時間の節約になります。

５、さまざまな社内外の書類が電子契約できる

業務の効率化はもちろんのこと、取引契約書、秘密保持契約書、稟議書、申請書等などのやり取りがオンライン化されることにより業務完了にかかる時間がスピードアップします。

６、あらゆるコスト削減を実現

契約一つ取るにしても今までなら、契約書の紙代、印刷代、インク代、封筒代、郵送費、または直接持参する場合は、人件費、交通費などがかかっていました。これがオンライン上で済めば、これらの経費が全て削減できますし、時間も大幅に節約できます。

７、物理的な保管場所を必要としない

余計なスペースを確保する必要が無いので、小規模の会社や個人事業主にとっては強い味方です。

８、デスク周りがスッキリする

紙書類のように嵩張らないので、書類がどこにいったか慌てて探す羽目にもなりません。何と言っても、デスク周りがスッキリしているので、清々しい気持ちで仕事にも集中できます。

９、リモートワークしやすい

オンライン上でファイルを共有できるので、他のメンバーとリアルタイムで修正できる。家でも出先でも修正できるのが良いですね、急ぎの場合なら尚更ですね。

10、必要書類がサクッと検索できる

「作成日」や「作成者」などのメタ情報を残せるので必要書類が検索しやすいです。

11、書類の紛失などのセキュリティリスクの低減

紙の書類は紛失してしまったら、どうしようもないですよね。しかし、PDFならバックアップもしっかり取っておけば紛失の心配がありません。

デジタルファイルのデメリットとは

ぐれこ

敢えて、バックアップを取らないといけないことをデメリットとしてあげましたが、

書類の紛失を防ぐことにつながるので、結果的にいいことなんですけどね。

視認性が低下するものは、例えばデザイン関連のものはモニターで見るよりも実際に紙等にプリントして見たほうが細かいところまで確認できます。このような場合は、紙とデジタルを併用するのが良いですね。

あらゆるデバイスからAdobe Acrobatが使える

実際に使ってみると、便利さを実感する

実際、私自身もクライアントさんへの見積書や請求書はPDFでお送りしています。

また、さまざまな会社から送られてくるPDFフォームなどは、Acrobatで直接編集して提出しています。モニター上で全てが完結するので、大変便利です。

フォームの空欄にカーソルを合わせて、文字入力のアイコンをクリックすればすぐに入力ができます。

ぐれこ

予め自分のサインを登録できるので、

毎回サインを書く必要もないです。

AcrobatはAdobe Expressとも連動しているので、Adobe Expressからテンプレートを選んで、そのままEcpress上で編集してAcrobatに移行できます。なので、ノンデザインーでもレイアウトデザインが簡単にできてしまいます。

まとめ

以上、Adobe Acrobatについてご紹介しました。

Adobe Acrobatには便利な機能が沢山あり、業務の効率アップを目指したいビジネスパーソンや個人事業主などにピッタリです。

さまざまな手続きがデジタル化され複雑化している現代のビジネスに、ストレスを感じている方もいると思います。

デジタル書類等はPDFにし業務をAdobe Acrobatに集約させることにより、業務効率が上がり仕事がスムーズにいくことでしょう。

この機会にまずは、無料でAdobe Acrobatを機能や使い勝手を試してみてはいかがでしょうか。

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毎年利用できるので、ゆっくり自分のペースで学べるのも良いですね。

自動更新はしない！

これ重要です！Adobe CCの自動更新は、必ず「しない」を選択してください。
もし、自動更新にしてしまうと1年後に公式の価格で更新されてしまいます。自動更新をしなければ、またアドバンスクール経由で同じ価格で購入することができます。

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